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Les principales raisons d’utiliser un logiciel de gestion des impressions

Les logiciels de gestion d’impression, parfois appelés logiciels de gestion des sorties, sont conçus pour optimiser l’utilisation des imprimantes et des imprimantes multifonctions (MFP). La gestion des impressions offre des options d’authentification des utilisateurs pour l’accès aux documents imprimés.

PaperCut est considéré comme le principal logiciel de gestion d’impression, tous deux développés à peu près en même temps, à la fin des années 90.

1-Réduction des déchets et de l’empreinte carbone

Les logiciels de gestion d’impression encouragent l’impression responsable et réduisent les coûts de consommation de papier, de toner et d’électricité grâce à des quotas et à des politiques d’impression. Des rapports en un clin d’œil sur les émissions de CO2 et de carbone montrent l’impact par volume de CO2 ou par arbre.

2-Appliquer des politiques d’impression à l’échelle de l’entreprise

Les logiciels de gestion de l’impression interceptent les demandes d’impression au niveau du serveur d’impression afin de contrôler les travaux en fonction de règles qui encouragent et renforcent les bons comportements. Le filtrage des travaux est utilisé pour mettre en œuvre des politiques et améliorer l’utilisation des périphériques.

Par exemple, vous pouvez acheminer les travaux volumineux vers des imprimantes dédiées à haute vitesse, afficher des fenêtres contextuelles pour demander aux utilisateurs de confirmer la sortie recto, supprimer automatiquement les travaux d’impression dont le format de papier est incorrect ou suggérer une autre imprimante lorsqu’un périphérique est hors ligne.

4-Assurer la sécurité des documents et des périphériques

Les logiciels de gestion d’impression protègent les documents confidentiels et réduisent le volume des impressions non réclamées en veillant à ce que les utilisateurs libèrent les travaux d’impression au moment de l’impression. Avec l’impression, les utilisateurs placent les travaux d’impression dans une file d’attente virtuelle, puis les libèrent pour qu’ils soient imprimés sur un périphérique spécifique. La libération sécurisée des impressions nécessite l’authentification de l’utilisateur avant l’impression, ce qui garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent imprimer et récupérer des documents sensibles.

La gestion de l’impression peut également être configurée pour exiger l’approbation de l’impression, de sorte que les responsables, les enseignants ou les administrateurs de systèmes autorisent l’impression de tout travail.

Enfin, le logiciel de gestion des impressions protège votre réseau contre un nombre croissant de menaces externes.

5-Surveillance et rapports d’utilisation

La surveillance et les rapports en temps réel portent sur tous les aspects de la gestion des impressions, des copies, des télécopies et des numérisations, depuis les journaux détaillés des pages jusqu’aux résumés par utilisateur, département, appareil ou impact environnemental. Le logiciel de gestion de l’impression offre de nombreux rapports prêts à l’emploi, au format PDF, HTML ou Microsoft Excel (.csv).

Vous pouvez accéder aux rapports à partir de n’importe quel navigateur Web, ou programmer leur génération automatique et leur envoi par e-mail. Vous pouvez configurer les rapports pour utiliser votre propre en-tête et créer des rapports avec des données personnalisées en spécifiant des plages de dates, en filtrant et en triant les données disponibles.

6-Administration centralisée, gestion aisée

Les logiciels de gestion d’impression offrent un accès à l’administration par navigateur depuis n’importe quel emplacement du réseau, fournissant des options d’administration et de configuration avancées dans une interface utilisateur intuitive. Les utilisateurs ont accès à un ensemble d’outils Web leur permettant de suivre leur propre activité en temps réel, d’interroger le solde de leur compte, de visualiser les transactions et de transférer des crédits à d’autres utilisateurs.

7-Intégration à votre intranet et à d’autres systèmes

Une interface web personnalisable vous permet de vous intégrer facilement à votre site intranet, et une interface API et une interface de script entièrement documentées vous permettent d’intégrer le logiciel de gestion d’impression à d’autres systèmes informatiques.

8-Évoluez sans effort

La conception et l’architecture modernes du logiciel assurent l’évolutivité des réseaux de toutes tailles, de cinq à des centaines de milliers d’utilisateurs.

9-Optimisation du temps de fonctionnement et de la disponibilité

Les logiciels de gestion d’impression offrent une approche robuste du maintien du service grâce à la mise en grappe du spooler d’impression, du serveur d’application et de la base de données (pour les bases de données compatibles avec la mise en grappe), ainsi qu’une protection automatique contre les points de défaillance uniques.

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