Il est plus que recommandé aux entreprises d’appliquer rigoureusement la législation en matière de paie en raison de l’environnement social complexe dans lequel elles évoluent. Et pour cause, les dispositions légales peuvent engendrer des coûts conséquents en ce qui concerne les investissements matériels et humains. Explications.
En quoi consiste l’audit de paie ?
Un audit de paie est une opération réalisée par un prestataire externe pour le compte d’une entreprise. Il a notamment pour objectif de vérifier le respect de la réglementation de la paie au sein de l’entreprise et de corriger les éventuelles anomalies identifiées. La prestation permet également d’attirer l’attention sur les éléments à surveiller et les mécanismes de contrôle à mettre en place, ainsi que de fixer les règles et procédure à suivre pour garantir la gestion optimale de la paie sur le long terme.
L’audit de paie a aussi plusieurs enjeux. Pour l’entreprise auditée, il permet de prévenir les conflits en interne, et en cas de contrôle de l’administration ou des organismes sociaux (Pôle emploi, URSSAF, caisse de retraite, mutuelle…), d’éviter un redressement fiscal. Les charges sociales sont optimisées, ce qui a un impact positif sur la trésorerie. L’expert mandaté établit un diagnostic de situation en s’appuyant sur les pratiques de l’entreprise, les documents contractuels, les processus de la paie, les déclarations et la comptabilité. À la fin de sa mission, il présente un rapport consignant les constats et les recommandations.
Comment se déroule un audit de paie ?
Le professionnel chargé de l’opération identifie les éventuels écarts et dysfonctionnements par rapport aux référentiels dont le Code du travail, les conventions collectives, les accords d’entreprises ou encore les notes circulaires ministérielles. Il en analyse les causes et les risques sociaux et financiers encourus par l’entreprise. Cela demande une grande transparence de la part des intervenants et des interlocuteurs, et la réussite de la démarche dépend de la volonté de l’entreprise de mettre en œuvre les recommandations de l’expert.
Une mission d’audit de paie se déroule en plusieurs étapes. La première est celle du cadrage qui permet de définir d’un commun accord les moyens, les méthodes et les outils qui seront utilisés. L’étendue de l’intervention est précisée : une partie ou la totalité des paies, un seul établissement ou tous ceux d’un groupe…La seconde phase est celle de l’analyse, qui comprend l’étude documentaire et l’analyse des pratiques à travers les fiches de paie. Après l’étape de l’analyse vient celle du bilan et de la remise du rapport au commanditaire. Cela peut se faire à l’ensemble du personnel, au département ressources humaines ou à certains membres de l’équipe de direction.
Les types d’audit de paie proposés par les professionnels
Une entreprise peut commander différents types d’audit, notamment l’audit de reprise du dossier de paie qui consiste à faire l’état des lieux en matière de pratiques de paie et d’éventuelles irrégularités à corriger. L’opération permet d’éviter de reproduire des pratiques non conformes. L’audit de conformité de la paie permet, quant à lui, de valider les bonnes pratiques, de sécuriser la paie, de prévenir les risques liés aux organismes sociaux et de récupérer les charges sociales indûment payées.
Il est également possible de faire appel à un professionnel pour effectuer un audit organisationnel du service paie. L’opération a pour objectif de mesurer l’efficacité des processus de paie en matière de respect des délais, des coûts de fonctionnement du service. La productivité et la performance de la paie en entreprise, ainsi que celles de l’outil informatique dédié au traitement de la paie seront aussi analysées. Enfin, l’audit de conformité sociale permet au chef d’entreprise de faire face sereinement aux contrôles de l’inspection du travail, de connaître les pénalités encourues et d’agir pour régulariser sa situation.