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La dématérialisation des documents d’entreprise

La dématérialisation des documents d’entreprise
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Aujourd’hui, pratiquement tous les documents dans le cadre des activités de l’entreprise ou de l’administration peuvent être numérisés. La dématérialisation de la paperasserie offre des avantages indéniables et pas uniquement au niveau de la gestion des données et des informations.

La dématérialisation pour une meilleure gestion des documents

L’ère du numérique a rendu obsolète l’usage des documents papier dans le domaine professionnel. Une fois dématérialisés, les documents peuvent être modifiés plus facilement, et à volonté, par ceux qui y ont accès.

Le partage des données et informations est optimisé, surtout pour les collaborateurs délocalisés ou itinérants équipés d’une solution mobile adaptée. La dématérialisation optimise la flexibilité de la gestion des documents. La création et l’envoi des bordereaux de livraison et des factures, le remplissage des fiches d’intervention, le suivi des stocks à la base ou des stocks emportés par les vendeurs itinérants, etc. par les personnes concernées sont simplifiés.

Améliorer le suivi des activités des travailleurs itinérants

Il est évident que la dématérialisation permet un meilleur contrôle des activités des collaborateurs qui partent en mission grâce par exemple à une solution mobile force de vente. Tous les documents créés sont traçables, toute modification est enregistrée. De plus, la numérisation fait gagner du temps aux agents en déplacement pour la production des rapports d’activités journalières et leur envoi, leur laissant ainsi la possibilité de s’occuper à des tâches plus productives et de se reposer.

Enfin, avec la dématérialisation, les données et informations sont pratiquement toujours à jour. Leur circulation est plus fluide et les échanges se font en temps réel avec la base, les fournisseurs ou les clients. Elles peuvent être rapidement traitées. Pas besoin d’attendre que les collaborateurs reviennent au siège pour disposer d’informations concernant leur travail.

Une gestion et une exploitation optimale des données

Toute entreprise qui souhaite se développer doit pouvoir exploiter toutes les données et informations dont elle peut disposer. Et compte tenu du volume conséquent de documents produits et utilisés dans le cadre de ses activités, la dématérialisation représente la solution la plus pratique.

Les données numérisées récoltées sur le terrain et envoyées à la base peuvent directement être exploitées via les différentes applications métiers tels les CRM et les ERP. Les informations découlant de leur traitement par ces outils deviennent également des outils d’aide à la décision essentiels. Elles peuvent être utilisées pour détecter les lacunes et la conception de mesures adaptées, ainsi que pour la création de solutions pour améliorer la productivité des équipes itinérantes et de l’entreprise.

Quoi qu’il soit, la dématérialisation impose la prise de précautions spécifiques et fiables pour assurer la sécurité des données, surtout au niveau des échanges et de leur utilisation. Par ailleurs, le passage vers la digitalisation doit se faire par étapes pour limiter les risques de perte ou de corruption des données.

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