La numérisation de documents apporte des avantages sur de nombreux points. C’est la raison pour laquelle les entreprises externalisent cette fonction ou mettent en place des équipes en interne dédiées. Zoom sur les atouts que procure ce processus !
Moins d’encombrement
L’utilisation des mobiliers de bureau pour stocker des tonnes de « paperasses » est parfois coûteuse. La numérisation de documents libère vos locaux à bureaux afin qu’ils puissent être utilisés pour d’autres choses. Plutôt que d’installer des classeurs encombrants, pourquoi ne pas utiliser tout simplement un serveur, qui pourrait accueillir plusieurs milliers de fichiers ?
L’encombrement nuit par ailleurs à la productivité. La numérisation des documents évite l’accumulation de papiers dans vos locaux afin que vos collaborateurs puissent être aussi productifs que possible.
Préserver les informations importantes
Nous avons tous des documents importants que nous voulons préserver pour les années à venir. Malheureusement, un document en papier vieilli rapidement chaque fois qu’il est manipulé. La numérisation de documents est une solution à privilégier pour protéger les papiers importants contre les éventuelles détériorations physiques.
Meilleure sécurité des données
Il est difficile de protéger les informations sensibles sur un document papier. A contrario, les documents numérisés peuvent être cryptés, protégés par mot de passe et stockés en toute sécurité dans le cloud. De plus, vous pouvez attribuer des niveaux d’accès à des utilisateurs spécifiques et suivre toutes les activités liées aux fichiers.
Simplification du travail entre collaborateurs
La numérisation de documents facilite le partage de documents sans avoir à recourir au format papier. Vos collaborateurs, où qu’ils soient, pourront accéder et consulter simultanément des documents électroniques.
Optimisation du service clientèle
Il est difficile de fournir un service à la clientèle cohérent, surtout si les clients sont situés à plusieurs endroits du pays ou du globe. La numérisation de documents vous permet d’envoyer des informations importantes à vos clients de façon plus rapide sans avoir à imprimer et envoyer des factures par exemple.
Gain de temps
Un employé prend en moyenne 39 minutes pour trouver un fichier papier. La numérisation de documents simplifie l’accès aux fichiers rapidement et facilement sans avoir à quitter son bureau pour aller perdre son temps dans les classeurs.
Geste écolo
La numérisation de documents n’est pas seulement bénéfique pour votre entreprise, ce processus profite également à l’environnement. Un employé de bureau utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier chaque année, ce qui représente beaucoup d’arbres. Le fait de numériser les documents participe à la réduction de la consommation de papier et de s’inscrire dans une démarche environnementale.
La numérisation de documents pour éviter les risques de sinistre
Les documents papier sont particulièrement vulnérables aux incendies, aux inondations et aux catastrophes naturelles. Heureusement, la numérisation de documents propose une récupération en cas de catastrophe. Les documents numérisés sont sauvegardés dans le cloud et peuvent donc être récupérés en cas de sinistre.
Vous connaissez désormais les nombreux avantages de la numérisation de documents. Bien sûr, si vous n’avez pas le temps de mettre en œuvre ce processus, vous pouvez toujours recourir aux services d’une agence offshore spécialisée. De nombreux prestataires proposent des services d’externalisation de la saisie de documents.